Tipps für sofot spielend leichte To-Do-Orga - brauchst Du ein Projektmanagement Tool?

Aktualisiert: Sept 15

Bei Deinem Herzensbusiness ist die Organisation Deiner Aufgaben, Termine und Pläne ein wichtiger aber nicht immer so beliebter Bestandteil. Bist Du eher der Kalenderbuch-Typ? Liebst Du Deine Kalender App auf dem Handy? Hast Du immer eine Notizbuch dabei oder mischst Du alles ganz nach Lust und Laune? Egal wie Du Dich bisher organisierst, alles ist gut, sicher schon jahrelang eingeübt und vielleicht auch perfektioniert und hat somit seine Berechtigung - denn es funktioniert und hat Dich dorthin gebracht, wo Du heute stehst - Super!


Vielleicht geht es Dir aber auch wie mir und meinem Team, dass Du Dich mit Vorliebe umschaust, wie andere das machen und so oft wie möglich auf der Suche nach noch effizienteren neueren, smarteren oder einfach besseren Möglichkeiten bist, um Dich und Dein Soulbusiness zu organisieren.


In beiden Fällen bist Du hier genau richtig, denn mein Team und ich haben uns mal die aktuellen digitalen Tools am Markt


angeschaut und für Dich unsere Lieblinge zusammengefasst - damit Du noch mehr aus Deiner kostbaren Zeit herausholen kannst, besser den Überblick behältst und den Kopf für die “wirklich wichtigen Dinge” Deiner wundervollen Arbeit frei hast.


Wenn Du Dich nun mal im Internet umschaust, was es für Möglichkeiten zur Organisation Deiner Do-Do's und Aufgaben gibt, dann wirst Du immer wieder über den Begriff Projektmanagement-Tool stolpern.


Was für eine hochtrabende Bezeichnung - Projektmanagement Tool - “Ich bin doch nicht Coca Cola!” denkst Du Dir vielleicht? :) Einfach ausgedrückt: Das sind einfach kleine praktische Programme, die Du auf Deinem Computer oder auch als Smartphone-App immer bei Dir haben kannst und die Dir dabei helfen, Deine täglichen Aufgaben, Do-Do's, Projekte, Reisen oder was auch immer zu organisieren.

Wie “man” das auch am effektivsten und besten tut, da gehen die Meinungen so weit auseinander wie es Möglichkeiten gibt.


Möchte ich eine Cloud-basierte Lösung?


Bei einer Cloud-basierten Lösung, werden alle Deine eingetragenen Aufgaben und Informationen nicht direkt auf Deinem Computer oder Telefon gespeichert, sondern direkt in einer Cloud. Das bedeutet zwar, dass die Informationen nicht nur in Deinem Eigentum sind, aber dass sie an einem sicheren Ort passwortgeschützt gespeichert werden und Du so auf den verschiedensten Endgeräten, wie Deinem Computer oder Deinem Smartphone darauf zugreifen kannst. Eigentlich ganz praktisch, oder? Tja meine Liebe, ob das wa für Dich ist, , das ist eine gute Frage und kannst am Ende nur Du selbst beantworten. Mein Team und ich stehen auch oft vor genau dieser Frage.


Wichtige Fragen zur Beantwortung sind unserer Meinung nach diese:

  • Möchtest Du Dein Planungstool immer bei Dir haben?

  • Was ist, wenn Du Deinen “Heiligen Kalender” verlierst?

  • Ist Deine Einkaufsliste oder Deine täglichen Aufgaben wirklich so interessant für andere, dass es ein hohes Risiko darstellt, diese nicht nur auf Deinem Computer zu speichern?


Natürlich ist das Thema Datensicherheit dennoch nicht zu leicht zu nehmen und damit solltest Du Dich an anderer Stelle auf jeden Fall noch einmal auseinandersetzen.


Was ist das Ziel bei der Nutzung eines Projektmanagement-Tools?


Solch ein Tool soll möglichst Deinen Arbeitsalltag effizienter machen und wesentlich vereinfachen. Die Informationen sollen also einfach raus aus dem Kopf und hinein in das “Tool”, damit Du sie genau dann und auch nur dann parat hast, wenn Du sie brauchst. In allen anderen Situationen ist Dein Kopf also frei für Deine kreative, intuitive und spannende Tagesaufgabe.


Im klassischen Sinne ist weiterhin eines der Hauptziele, dass ein sogenannter Projektmanager oder in Deinem Fall vielleicht ein neues Teammitglied sich ohne lange Einarbeitungszeit schnell in einem Projekt zurechtfinden kann und sofort weiß, welche Aufgaben als nächstes anstehen und die nötigen Informationen dazu so schnell wie möglich und übersichtlich findet.


Wie finde ich für mich das beste und passende Tool?



Wir können Dir hier natürlich viele spannende Informationen zusammenstellen aber am Ende musst Du einfach ein paar der empfohlenen Tools für Dich selbst ausprobieren. Nur dann wirst Du feststellen, welches Dich intuitiv am besten anspricht und mit welchem Du am besten klar kommst. Wir selbst haben auch schon so einige Programme ausprobiert und wissen nun nach dem ein oder anderen Fehlversuch, welches genau für unsere Arbeit und vor allem für unsere Arbeit im Team perfekt passt.



Wobei können Dich solche Tools unterstützen?


  • Bei der Ideenfinung und bei Deinem Brainstorming

  • Bei der Organisation der Aufgaben und To Do´s in Deinem Arbeitsalltag und in komplexeren Projekten

  • Bei der Koordination von Aufgaben und zur Zusammenarbeit innerhalb eines Teams im Arbeitsalltag

  • Plus: Du kannst auch jedes Projektmanagement-Tool, welches Du schon für Dein Business benutzt, für Deine private Organisation benutzen, wie z.b.: die Planung einer Feier, Deine Einkaufsliste, Deine Urlaubsplanung, Deine Ideen Liste, Sammlung von Inspirationen und Links im Internet und was Dir noch sonst so einfällt. Also 2 Fliegen mit einer Klappe!



Welche Herausforderungen und Grenzen sehen wir in den betrachteten Tools?


Wenn Du den genauen zeitlichen Fortschritt eines Projektes überwachen möchtest, dann musst Du Dein Projektmanagement-Tool sehr genau an Deine individuellen Bedürfnisse anpassen und auch schon ein wenig Übung damit haben. Besonders die Überwachung des zeitlichen und inhaltlichen Ablauf von Projekten braucht hier ein wenig Übung und ist in professionellen Lösungen wie z.b. einem Gantt Diagramm (welches in der Entwicklung von technischen Projekten und Produkten oft angewandt wird) etwas übersichtlicher. Dafür aber auch wesentlich steifer, weniger intuitiv und individuell anpassbar. Es kommt also darauf an, nach was Du suchst und was Du gewohnt bist.


Und was ist, wenn Du keine Internetverbindung hast? Tja, blöd bei einer Cloud Lösung, was? :) Pluspunkt für Smartphone Apps - diese aktualisieren sich regelmäßig, sodass Du in den meisten Fällen beim Aufrufen der App auch Deine aktuellen To Do´s sehen solltest und auch bearbeiten kannst. Die Speicherung in der Cloud erfolgt dann, wenn Du wieder Internetzugang hast - dann sind auch alle Informationen wieder mit Deiner sogenannten Browser-Version (Der Zugriff auf das Programm erfolgt also über Deinen Internetbrowser wie zum Beispiel Google Chrome) auf dem Computer verfügbar. Manche Programme haben auch Desktop Versionen,die ebenfalls den letzten Stand nach der letzten Internetverbindung für Dich auf dem Computer speichern.


Eine der Hauptherausforderung eines jeden Organisationstools ist aber eine wesentliche Komponente - nämlich Du :) Das beste Tool kann nur funktionieren, wenn DU Dich auch selbst so disziplinierst, es eben für genau Deine Bedürfnisse anzupassen und auch ALLES wesentliche einzutragen. Fehlt hier ab und an die Disziplin, dann kann Dir selbst Dein Buchkalender nicht mehr helfen;) Das Geheimnis des Erfolges hat also mal wieder 3 Buchstaben - T-U-N.


Welche Tools gibt es denn auf dem Markt und woran erkenne ich das für mich beste Projektmanagement-Tool?


Die Frage nach dem perfekten Tool ist mal wieder so eine Sache. Das perfekte Tool gibt es wahrscheinlich gar nicht und es kommt darauf an, was für Dich die wichtigsten Eigenschaften sind und mit welchem Tool Du am Ende am besten klarkommst. Lass uns doch erst einmal einen kleinen Überblick bekommen, was die gängigsten Projektmanagement-Tools sind.



Projektmanagement im Kanban Stil


Alle hier vorgestellten Programme sind sogenannte Kanban Systeme, das heißt, Du durchläufst in Deinem Projekt Spalten wie zum Beispiel: Offene Aufgabe / in Arbeit / erledigt. Die Vorteile hiervon sind:


  • Perfekt für visuelle Typen durch gute Visualisierung des Arbeitsprozesses

  • Im Aufbau Durchläufst Du in Deinem Projekt Spalten (was vor allem bei Arbeiten im Team von Vorteil sein kann)

  • Eine leichtere Überwachung, Anpassung der Aufgaben ist möglich

Auch wenn diese Tools so nutzbar sind, heißt das aber noch lange nicht, dass Du sie auch für Dich so aufbauen musst. Im Begabungszauber Team haben wir zum Beispiel auch innerhalb eines Trello Boards mehrere Projekte in je einer Liste. Erst wenn wir ein wirklich umfangreiches Projekt haben, dann bekommt dieses auch ein eigenes Board. Deinen Redaktionsplan oder Deine Alltagsprojekte kannst Du auch sehr gut auf einem einzigen Board haben und so hast Du den Vorteil, alles auf einmal sehen zu können. Nun aber zu den Tools:



Was können alle?


Im Normalfall reichen aber von allen hier genannten Projektmanagement Lösungen die Basis Versionen ohne Zusatzkosten aus. Solltest Du mit der Zeit “mehr” wollen, kannst Du das sehr gerne in Testmonaten ausprobieren und für Dich entscheiden.


  • Projekte und Unteraufgaben anlegen

  • Beschreibungen zu den Aufgaben

  • Dokumente und Anhänge zu den Aufgaben hinzufügen

  • Eine Aufgabe als E-mail versenden

  • Zuständigkeiten für Teammitglieder hinzufügen

  • Termine setzen (sich wiederholende Termine sind nicht in allen Standards dabei)

  • Tags zu farblichen Markierung hinzufügen - Diese Tags kannst Du selbst bestimmen zum Beispiel für die Dringlichkeit, das Thema usw.

  • Priorisierung von Aufgaben

  • Abhängigkeit von Aufgaben

  • Integrierte oder anbindbare Zeiterfassungstools wie zum Beispiel Toggl


Trello


Trello ist unser persönlicher Liebling und funktioniert sehr gut für die Teamarbeit.

Ganz allgemein kann man sagen, dass Trello wie eine herkömmliche Pinnwand funktioniert. Du legst Dir für die verschiedene Projekte jeweils eine eigene Pinnwand oder ein Board wie es in Trello heißt an, und auf diesem Board verschiedene Listen zu den anliegenden Themen oder Unterprojekten. Dann legst Du je Aufgabe oder Unteraufgabe eine eigene Karte an, so ähnlich wie ein Post-it, den Du an Deine Pinnwand heften würdest.


Diese Karte kannst Du dann mit den verschiedensten Informationen ausstatten, wie wir oben unter “Was alle können” schon zusammengefasst haben. Bei Trello gibt es allerdings die Möglichkeit, mehrere Checklisten zum abhaken zu einer Aufgabe hinzuzufügen - super praktisch! Zusätzlich gibt es noch eine riesige Auswahl an weiteren Funktionen, die Du direkt in Trello hinzufügen kannst oder auch per Google Chrome Erweiterung. So kannst Du z.b. Dein Zeiterfassungstool mit anschließen, eine Wiederholung der Termine für z.b. monatlich wiederkehrende Termine, Kalender, eine Funktion für Abhängigkeiten unter den Aufgaben und vieles mehr.


Trello ist auf den ersten Blick vielleicht ein kleines bisschen überfordernd oder unübersichtlich. Es spricht nach unserer Erfahrung eher visuelle und kreative Menschen an. Du kannst es aber an Deine individuellen Bedürfnisse fast perfekt anpassen. So wird Trello mit ein wenig Übung, zu einem super praktischen Begleiter, der Dir Deine To-Do's voller Freude und Leichtigkeit übersichtlicher machen wird. Mit der zugehörigen Smartphone-App, ist dann Dein Trello auch immer bei Dir und Du kannst so die anfallenden Aufgaben und To-Do´s im Alltag prima überwachen und unterwegs bearbeiten.


Für uns persönlich ist das Hauptargument für Trello dieses, dass Du alle möglichen Listen eines Projektes übersichtlich auf einmal sehen kannst, wenn Du Dein Board entsprechend stimmig für Deine individuelle Situation organisierst. Allerdings braucht genau das zu Beginn ein wenig Übung. Es gibt jedenfalls für fast jede Anforderung eine Google oder Trello Erweiterung - Du musst diese nur finden :)



Asana


Neben einer ähnlichen Ansicht und Aufgabenverwaltung wie bei Trello, gibt es bei Asana verschiedene Ansichten: eine Listenansicht, eine “Kanban Ansicht” und in der Premium Version hast Du einen extra Überblick zum Projektverlauf. Aufgrund dieses Aufbaus entspricht Asana ein wenig mehr einem typischen Projektmanagement-Tool, wie es in der IT Branche oft benutzt wird - allerdings auch nur in der nicht kostenfreien Version.


Besonders in der Listenansicht sind die verschiedenen Projekte / Unterkategorien Überschriften und diese Möglichkeit der Organisation, wirkt auf das Begabungszauber Team nicht ganz so übersichtlich. Allerdings ist diese Wahrnehmung ganz stark abhängig von Deinem eigenen Arbeitsstil und Deinem Projekt.


Die einzelnen Aufgaben kannst Du dann innerhalb dieser Liste genau wie auch in Trello und vielen anderen Projektmanagement-Tools sehr individuell anpassen und mit allen wichtigen Informationen versehen. Hier ist Asana ebenfalls sehr praktisch und Du kannst Termine, Bilder, Dokumente, Zuständigkeiten, Kommentare und vieles mehr hinzufügen. Nur meine heißgeliebte Checklisten gibt es leider nicht. In der kostenpflichtigen Version von Asana findest Du natürlich viele weitere Funktionen.


Meistertask


Meistertask ist zusammenfassend auch ähnlich aufgebaut wie Trello und Asana und auch hier hast Du verschiedene Listen, auf denen Du Deine Aufgaben mit dem Prozessverlauf immer weiter schieben kannst. Ein besonders toller Vorteil ist hier die Möglichkeit der Zusammenarbeit mit Mindmaster - einem ganz fantastischen Helferlein für die Erstellung von Mindmaps und für Dein Brainstorming. Diese beiden Programme funktionieren sehr harmonisch gemeinsam und die kannst nach Deinem Brainstorming in Mindmaster direkt Karten in Meistertask mit den jeweiligen Zuständigkeiten anlegen. Alles andere rund um Termine, Zuständigkeiten, Anhänge und vielmehr funktioniert ähnlich wie bei Asana und Trello. Also einfach mal reinschnuppern,was Dir am besten liegt.


Todoist


Der Todoist zeichnet sich besonders Durch den klaren, cleanen Aufbau aus und funktioniert wie eine klassische To Do Liste. In den einzelnen Aufgaben kannst Du Dich dann wieder ähnlich gut entfalten wie in den schon beschriebenen Tools, also inklusive . Du kannst insgesamt bis zu 80 Projekte mit maximal 5 Mitgliedern kostenlos bearbeiten.


Hier machen wir nun erstmal Schluss mit der Vorstellung der Tools, da es wirklich viele sehr gut funktionierende Lösungen am Markt gibt.Mit den heute vorgestellten haben wir die am meisten genanntesten Lösungen einmal unter die Lupe genommen und Du hast hoffentlich einen kleinen Überblick bekommen.


Ich bin sehr gespannt, welches Tool etwas für Dich und Dein Soulbusiness ist und wie es Dir vielleicht Deinen Alltag versüßen kann. Lässt Du mein Team und mich daran teilhaben?


Wenn Dich der logische Aufbau für Deine ganz individuelle To Do Orga noch ein wenig überfordern sollte, dann sprich mich sehr gerne an und wir schauen zusammen, was wir für Dich die perfekte und funktionale Lösung finden können.


Ist Technikkram im Business für Dich noch eine Herausforderung? Würdest Du manchmal lieber gleich weglaufen, als Dich damit zu beschäftigen?


Dann habe ich etwas für Dich!


Das ist alles keine Zauberei - oder besser gesagt, genau für Dich gibt es aus diesem Grund die technische Zauberschule! Lerne gemeinsam mit anderen wundervollen Frauen mit eigenem Herzensbusiness die Tipps und Tricks für Deine technischen Helferlein in Deinem Business. In kleinen Gruppen lernen wir gemeinsam Schritt für Schritt oder Du suchst Dir genau die Kursaufzeichnung aus, die Du genau jetzt brauchst. Das beste daran ist, Du kommst direkt ins Handeln und Umsetzen und findest die Unterstützung und Rückendeckung, die Du für Deinen nächsten Schritt brauchst!


Worauf wartest Du noch - lerne Zaubern in Deiner technischen Zauberschule!

Mein Team und ich freuen uns riesig auf Dich!

Herzliche Grüße,

Susanne